Tipuri de conversație de afaceri

Trebuie să știți cum să conduceți o conversație de afaceri. Ar trebui să fie succintă și informativă. În timpul unei conversații de afaceri, sunt tratate aspecte precum cooperarea ulterioară, ocuparea forței de muncă, precum și o mare varietate de tranzacții.

În primul rând, o conversație de afaceri este un contact oral între câteva persoane care intenționează să încheie, să consolideze sau să încheie o relație de afaceri. În al doilea rând, aceasta implică o comunicare verbală între interlocutorii care au autoritatea de a rezolva problemele de lucru, probleme de afaceri. În al treilea rând, cu ajutorul conversației, rezultatul este obținut cel mai rapid.

Conversația în afaceri este un tip de comunicare vocală și, spre deosebire de alte modalități de comunicare, cum ar fi întâlnirea, corespondența de afaceri, apelurile telefonice, aceasta are mai multe avantaje:

• O conversație de afaceri vă permite să vă concentrați asupra interlocutorului sau a unui grup de persoane care participă la acesta, ceea ce înseamnă că este concentrată personal.
• Comunicarea directă are loc într-un mediu confortabil pentru ambele părți, ceea ce duce la o căutare mai rapidă a soluțiilor la probleme.
• De asemenea, o atmosferă non-stresantă creează condiții mai favorabile pentru stabilirea unor relații personale puternice, care, pe parcursul muncii, conduc la o comunicare mai ușoară între părți.
• O bună oportunitate pentru o abordare mai flexibilă a subiectului.
• Reducerea timpului petrecut, deoarece interlocutorul răspunde imediat declarațiilor, contribuie la atingerea rapidă a obiectivelor.
• Este mult mai ușor să convingă personal interlocutorul că are dreptate și justificată poziția în cerere, ceea ce va duce la o ofertă mai bună pentru dvs.
• Nivelul de competență al unui manager este în continuă creștere datorită examinării comentariilor și evaluărilor efectuate pe de altă parte.

Sarcini care sunt efectuate prin efectuarea unei conversații sunt foarte diverse.

O conversație de afaceri cuprinde o serie de funcții cheie de negociere. Acestea includ:

• angajații dintr-o sferă pot discuta instantaneu probleme urgente și pot găsi soluții pentru acestea;
• fiind în aceeași cameră, partenerii efectuează o căutare comună a soluțiilor, luându-se în considerare, de asemenea, diferite idei pentru trecerea la un scop;
• probabilitatea mare de a face afaceri profitabile;
• există o coordonare a evenimentelor curente de afaceri, ceea ce duce la controlul calității sarcinilor îndeplinite;
• contactele de afaceri sunt ușor de întreținut la nivelul potrivit în timpul conversației, mai degrabă decât în ​​timpul corespondenței;
• angajații sunt stimulați prin idei motivaționale pentru a participa activ la afaceri.

Interviurile de afaceri pot fi efectuate în trei situații diferite: angajarea unui nou angajat, respingerea sau vorbirea, ceea ce este instructiv în legătură cu încălcările disciplinare.

Interviul de angajare are loc în formatul "Întrebare - Răspuns", care este mai mult ca un interviu.Principalul lucru este să obții informații fiabile despre angajatul care vine, pentru a-și identifica calitățile profesionale.

Obiectivele principale ale conversatiei cand aplicati pentru un loc de munca:

• aflați motivul pentru care o persoană este în căutarea unui loc de muncă;
• să-și determine competența în zona de lucru necesară;
• pentru a-și dezvălui punctele forte și slăbiciunile sale, trăsăturile personajului principal, poate particularitățile temperamentului;
• aflați despre realizările pe care angajatul le-a atins în trecut;
• întrebați ce salariu așteaptă;
• să stabilească instrucțiunile pe care le așteaptă de la superiorii săi;
• determina ce șef este bun și eficient pentru el.

Conversația la momentul concedierii unui angajat de la locul de muncă este împărțită în două tipuri: concedierea din proprie voință și sub presiune (din cauza reducerilor de personal etc.).

Când efectuați primul tip de conversație, trebuie:

1. Identificați adevărata cauză a concedierii angajatului.
2. Pentru a determina ce a motivat-o, ce a determinat o astfel de decizie (poate, nemulțumirea față de procesul de producție sau lipsa atenției din partea capului, resentimentele față de colegi).
3. Aflați ce nu i se potrivea la locul de muncă și invers. A treia fază este cea mai informativă.

Nevoia unei astfel de conversații constă în sarcina principală a autorităților - de a se ocupa de corectarea greșelilor în management și de a monitoriza acest lucru la fiecare nivel de producție.

O conversație cu un angajat care trebuie să fie demis, în literatura specială străină, a fost numit "o conversație de rămas bun". Ea continuă diferit:

1. Conversația nu este programată niciodată înainte de sfârșit de săptămână sau sărbători, deoarece poate strica spiritul și afecta nu numai angajatul însuși, ci și familia și cei dragi.
2. Conversația nu se desfășoară la locul de muncă al angajatului, precum și în încăperea unde lucrează un număr mare de persoane, aceasta implică o mare povară emoțională asupra subordonatului, ceea ce poate avea anumite consecințe.
3. Conversația are loc timp de 20 de minute, deoarece angajatul, care a auzit știrile adverse, nu are chef să asculte ceea ce i se spune și să se gândească la diferite fapte pe care liderul încearcă să le transmită, să intre în situația respectivă.
4. Autoritățile trebuie să fie corecte în prezentare și corectă, în caz contrar angajatul poate avea îndoieli cu privire la corectitudinea cuvintelor exprimate, ceea ce va atrage litigii și contestații împotriva deciziilor. Mai ales oamenii emoționali pot plânge chiar pe loc.

În practica străină există un "program de reabilitare" special pentru cei concediați. În practică, autoritățile caută locuri libere la o altă întreprindere, astfel încât muncitorul, disperat în propriile abilități, să nu renunțe. Există de asemenea opinia că acest program este util pentru menținerea nivelului de prestigiu respins în ochii colegilor și membrilor gospodăriei.

La rândul lor, conversațiile disciplinare apar în cazul încălcării oricăror reguli. Acestea necesită o evaluare critică a activității angajatului de către autorități. Prin urmare, o astfel de conversație necesită:

1. Managerul trebuie să obțină toate informațiile necesare despre angajat și poziția sa pentru a evita situațiile eronate. Caracteristicile angajatului trebuie să fie cât mai exacte și mai extinse.
2. Informațiile trebuie să fie primite alternativ, deoarece o conversație corect construită duce la o mai bună înțelegere a problemei din partea subordonatului.
3. Există o singură regulă: este imposibil să criticați identitatea unui delincvent, atenția este acordată doar unei sarcini incorect executate. Această definiție ar trebui să se aplice întotdeauna.

Instrumentul cheie este abilitatea de a pune întrebări. Ar trebui să urmați mereu setul de reguli de bază pentru o comunicare eficientă a vorbirii:

• Este necesar să stabiliți în mod corect și clar contactul cu interlocutorul care vă este oferit pentru a obține un rezultat bun și pentru a reduce timpul necesar comunicării inutile.
• Este necesar să se țină seama de ce fel de muncă se desfășoară, de a determina autoritatea sa oficială, de a pune la îndoială limitele sferei de lucru pentru a ști care este responsabilul angajatului.
• Experiența de viață și experiența de lucru, precum și interesele sale în afara sferei de lucru, procesul său de gândire trebuie să fie întotdeauna luat în considerare. Fiecare persoană este individuală, ceea ce înseamnă că toată lumea are nevoie de propria abordare. Aici metoda de fraze cliché nu va funcționa, trebuie să vă gândiți întotdeauna.
• Trebuie să-l respectați pe lucrător, să nu fiți atenți la posibilele sale defecte de vorbire sau la defectele externe.
• Scopul principal al unei conversații de afaceri este procesul de comunicare a informațiilor, trebuie să fie organizat în mod clar în conformitate cu planul, să nu vă fie frică să vă prezentați ideile, să respingeți argumentele interlocutorului, să selectați argumentele corecte, să formulați cu exactitate afirmațiile și să nu turnați apă. Ar trebui amintit: decizia urmează întotdeauna discuția.

• Dacă vă străduiți să înțelegeți mai bine natura problemei, puteți evita conversațiile lungi și inutile "în jur și în jurul", ceea ce vă va ajuta să influențați mai puternic persoana sau grupul de persoane care participă la procesul de conversație de afaceri.
• Declararea corectă și formularea problemei vă vor conduce la evaluări care pot stimula interlocutorul să-și exprime atitudinea față de problemă sau să-l motiveze să caute soluții, să-l elibereze și să-l forțeze să prezinte o idee. Clasificarea trebuie să fie clară.
• Organizarea corectă a dialogului, vă salut pentru o mai bună înțelegere a adversarului dvs., vă va ajuta să evitați punctele de întârziere sau situațiile care pot provoca furie, iritare, deranjare. Aceasta va ajuta la păstrarea celei mai bune atmosfere a conversației și lasă o impresie plăcută după.

Este clar că regulile pentru pregătirea conversației pot diferi și niciuna dintre ele nu poate fi numită infailibilă. Totul depinde de situație. Cu toate acestea, va fi util să evidențiați următoarele opțiuni de pregătire:

• pentru început, acesta include un plan de interviu pentru angajare;
• apoi colectarea și prelucrarea materialului primit pentru a crește competența în problema principală;
• aveți întotdeauna dreptul de a edita informațiile disponibile, pentru că aceste discuții de afaceri au fost inventate.

Alegerea locului potrivit pentru a organiza o conversație poate afecta cu siguranță rezultatul interviului. Există mai multe abordări, în funcție de situație. O persoană care nu este angajat al companiei dvs. poate fi invitată la un interviu în afara clădirii de birouri.

Un alt exemplu: o întâlnire în biroul managerului care efectuează un interviu, este de obicei numită o cameră specială. Ar trebui să fie echipat cu tot ce este necesar. Mediul înconjurător din jurul dvs. și al interlocutorului dvs. ar trebui să fie cât mai confortabil posibil, factorul principal fiind calm.

Deconectați toate telefoanele. Avertizați colegii, un secretar despre o întâlnire care urmează să fie înființată, deoarece outsiderul poate pur și simplu să deranjeze apelurile telefonice suplimentare, ceea ce poate interfera cu îndeplinirea sarcinilor atribuite, prin împiedicarea procesului.

Există câteva reguli "implicite" care sunt neobservate, dar pot afecta în mod semnificativ rezultatul unei conversații de afaceri. Tehnicile aplicate conduc adesea la un rezultat pozitiv. Este necesar să se aplice comportamentul de bază al partenerilor în timpul conversației. Principiile structurale ale comunicării de afaceri vă vor ajuta, de asemenea, să vă deplasați pe scara carieră.

Nu este necesar să vă întâlniți cu angajații la locul de muncă. Locul de întâlnire poate fi identificat și un restaurant, cafenele, club și chiar casa. Scopul de a urmări este confort. Este un confort care ajută la obținerea celui mai bun rezultat. Dar nu vă puteți lăsa prea departe dacă situația este mai degrabă "intimă", poate duce la rezultatul opus.

Momentul în care decideți să organizați o conversație de afaceri este un moment foarte important. Gândește-te la acest punct, ar trebui să faci o întâlnire. Vă va ajuta și veți juca "la îndemână" dacă doriți să treceți la inițiativă în partea dvs., desigur, va fi mai ușor să controlați situația în acest fel.

După ce v-ați hotărât locul și timpul, trebuie să vă stabiliți anumite obiective, să atingeți ceea ce vreți sau doriți, apoi să dezvoltați o strategie pe care o urmați pentru aceasta și apoi să formulați structura conversației. De asemenea, este important să se ia în considerare locația participanților. Tehnologia la domiciliu - trebuie să te uiți la interlocutor direct și la același nivel.

Fapte care contribuie la succesul unei conversații de afaceri. În primul rând, aceasta ar trebui să includă profesionalismul, La urma urmei, este competența în domeniul ales și o viziune clară a problemei care vă va ajuta să iertați și să vă îndepliniți rapid sarcinile și să atingeți obiectivul necesar.

• Concentrarea constantă asupra rezultatului va fi avantajul dvs., doar o strădanie directă pentru obiectiv duce la realizarea sa, nimic nu se va schimba dacă veți continua să vă aflați pe canapea.
• Ritmul, trebuie să definiți clar sarcinile și obiectivele pentru a urma în mod clar planul.
• Saturația raționamentului va da impresia că sunteți persoana cea mai interesată și veți obține "plăcintă".
• Dar nu ar trebui să uităm de domeniul de aplicare al transferului de informații, deși un pic de umor va fi în continuare adecvat.
• Nu vă speriați dacă conversația nu merge imediat, adesea cauza eșecului constă nu numai în tine, ci și în dispoziția interlocutorului tău.
• Modul în care trimiteți informații este foarte important. Este necesar să alegeți întotdeauna cuvintele potrivite. Argumentele trebuie să fie valabile. Bună dispoziție. În vocea simți încrederea.

• Argumentele și tensiunile inutile trebuie evitate. Pentru a începe, evaluați calm situația, încercați să direcționați conversația în direcția cea bună, folosind întrebări clarificatoare. Nu ar trebui să manifestați îndoială de sine sau lipsă de apărare în numele obiectivului - să convingeți sau să convingeți interlocutorul.
• Judecătorile categorice nerestrărate vor distruge esența conversației, acest lucru nu trebuie uitat. Oamenii de multe ori nu pot fi de acord, pentru că "cât de mulți oameni - atât de multe opinii." Căutați un compromis, acesta a fost întotdeauna cel mai bun mod de a rezolva problemele și problemele restante.
• Dacă trebuie să răspundeți obiecțiilor, încercați mai întâi să câștigați timp și să permiteți celeilalte persoane să răspundă la propriile întrebări și, eventual, să le respingă.
• în acest scop, respingerea indirectă a problemei va fi adecvată, ascultând mai multe obiecții pentru a înțelege punctul principal, discuția ar trebui continuată într-un ton calm, iar formularea ar trebui să fie înmuiată dacă răspunsul nu așteaptă;
• prejudecățile și evaluările personale nu vă vor ajuta;

• nu trebuie să ajungeți la o concluzie, deoarece există o diferență între fapt și opinie;
• în cazurile în care interlocutorul încearcă să vă "provoace" cu vrednică de sine și încercarea de a argumenta, ar trebui să luați o poziție "de așteptare" și să așteptați până când el însuși ajunge la un sfârșit;
• Nu uitați: decizia trebuie să urmeze întotdeauna discuția, în caz contrar, interlocutorul vă poate critica sau poate fi de acord cu tot ceea ce nu va duce la un rezultat bun.

Conversație corect structurată - asistentul tău credincios. Pentru a face acest lucru, trebuie să vă pregătiți pentru conversație în avans, să stabiliți locul și ora întâlnirii, să pregătiți intrarea corectă în contact cu interlocutorul, să formulați corect problema, să găsiți argumentele potrivite sau să respingeți argumentele interlocutorului, să analizați opțiunile alternative de ieșire, să alegeți soluția optimă, spune la revedere

La sfârșitul conversației ar trebui să analizeze tacticile lor de comunicare, precum și rezultatul conversației.

Primirea angajaților necesită un anumit efort, cunoștințe și experiență de la un manager. Cu privire la complicațiile de a efectua o conversație de afaceri la interviu, vezi mai jos.